Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 11 août 2026

1. Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment Aeria collecte, utilise et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez notre site internet et notre plateforme de réservation d'espaces de travail auprès d'hôtels partenaires (la « plateforme »).

Nous traitons vos données conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et à son ordonnance. La présente politique complète notre politique en matière de cookies, qui détaille l'usage des cookies et technologies similaires.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

• Aeria Workspaces Sàrl, Chemin du Pont-de-Ville 5a, c/o Recogest Partners SA, 1224 Chêne-Bougeries, Suisse ;

• Contact pour toute question relative à la protection des données : info@aeria-workspaces.com.

3. Quelles données nous traitons

Selon votre utilisation de la plateforme, nous traitons les catégories de données suivantes :

• Données de compte : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), langue et paramètres du compte.

• Données de réservation : espaces et hôtels réservés, dates et horaires, historique et statut des réservations, formule d'abonnement éventuelle.

• Données de paiement : les paiements sont traités par notre prestataire Stripe. Nous ne stockons pas les numéros de carte ; nous recevons des informations limitées (statut du paiement, référence, éventuellement les derniers chiffres de la carte).

• Données de support : contenu de vos échanges avec notre équipe via la messagerie intégrée (Intercom) ou par e-mail.

• Données techniques et de navigation : adresse IP, identifiants de terminal ou d'utilisateur, pages consultées, données de mesure d'audience (Google Analytics), déposées au moyen de cookies (voir la politique cookies).

• Données d'utilisation du produit : événements liés à votre navigation et à vos interactions (pages vues, clics enregistrés automatiquement, étapes du parcours de réservation), traités au moyen d'un outil d'analyse produit (PostHog). Lorsque vous êtes connecté, ces événements sont associés à votre compte et votre profil peut comporter votre adresse e-mail ; une fonction d'enregistrement de session peut également être active. Ce traitement, plus détaillé et de nature nominative, fait l'objet d'une information spécifique et n'est mis en œuvre qu'avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

• Données de cartographie et de télémétrie : lorsque vous consultez les cartes (Mapbox), des données d'interaction et de localisation approximative peuvent être collectées, y compris par Mapbox pour ses propres finalités d'amélioration de ses services ; vous pouvez vous y opposer.

• Données que vous nous transmettez : messages, avis, ou informations communiquées via nos formulaires (par exemple « Devenir hôtel partenaire »).

La fourniture des données de compte, de réservation et de paiement est nécessaire pour utiliser la plateforme et exécuter votre réservation ; à défaut, nous ne pouvons pas fournir le service. Les autres données (par exemple vos messages ou avis) sont facultatives. La plateforme s'adresse à des utilisateurs majeurs et n'est pas destinée aux mineurs ; nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans.

4. Finalités et fondements du traitement

Nous traitons vos données pour les finalités suivantes, sur les fondements indiqués (exécution du contrat, intérêt légitime, obligation légale ou consentement) :

5. Cookies et technologies similaires

La plateforme utilise des cookies et technologies similaires à des fins de fonctionnement, de mesure d'audience et de support. Leur usage, les catégories concernées et les moyens de les refuser sont décrits en détail dans notre politique en matière de cookies. Les traceurs non essentiels, notamment la mesure d'audience (Google Analytics) et l'analyse d'utilisation (PostHog), ne sont activés qu'après que vous avez été informé et mis en mesure de vous y opposer.

6. Destinataires de vos données

Vos données sont accessibles à nos équipes habilitées et communiquées, dans la seule mesure nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• Hôtels partenaires : les informations nécessaires à l'exécution de votre réservation (identité, créneau, espace réservé).

• Prestataire de paiement : Stripe, pour le traitement sécurisé des paiements et la prévention de la fraude.

• Sous-traitants techniques : hébergement (Vercel), mesure d'audience (Google Analytics, PostHog), messagerie de support (Intercom), gestion de contenu (TinaCMS), agissant sur nos instructions.

• Cartographie (Mapbox) : agit comme prestataire pour l'affichage des cartes et, pour sa télémétrie, peut traiter des données pour ses propres finalités.

• Autorités et tiers habilités : lorsque la loi nous y oblige ou pour faire valoir nos droits.

Nos sous-traitants n'agissent que sur nos instructions et sont tenus par contrat de garantir un niveau de protection adéquat et de ne traiter vos données que pour les finalités convenues, conformément à l'article 9 nLPD.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

7. Transferts de données à l'étranger

Certains de nos prestataires (notamment Google, Intercom et Mapbox) sont établis hors de Suisse, en particulier aux États-Unis. Lorsqu'un transfert de données à l'étranger a lieu, nous veillons à ce qu'il repose sur une base valable : soit un pays offrant une protection adéquate reconnue par le Conseil fédéral (pour les entreprises américaines certifiées, le cadre Swiss-U.S. Data Privacy Framework), soit des clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT, soit, à défaut, votre consentement explicite. La liste des prestataires concernés et des garanties applicables peut être obtenue sur demande à info@aeria-workspaces.com.

8. Durée de conservation

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire aux finalités poursuivies, puis pendant les durées légales applicables :

• Données de compte : pendant la durée de vie de votre compte, puis supprimées ou anonymisées après sa clôture, sous réserve des durées légales.

• Données de réservation et de facturation : conservées conformément aux obligations légales suisses de conservation des pièces comptables (en principe dix (10) ans).

• Données de support : conservées le temps nécessaire au traitement de votre demande, puis en principe jusqu'à vingt-quatre (24) mois après le dernier contact.

• Données de mesure d'audience (Google Analytics) : treize (13) mois au maximum, puis supprimées ou agrégées.

• Données d'utilisation du produit (PostHog) : douze (12) mois au maximum, puis supprimées ou anonymisées.

• Données de télémétrie de cartographie (Mapbox) : associées à un identifiant anonyme renouvelé périodiquement, conservées par Mapbox selon sa propre politique.

9. Sécurité et violations de données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation, notamment le chiffrement des connexions, le stockage chiffré des mots de passe et la limitation des accès aux personnes habilitées. Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons toutefois garantir une sécurité absolue.

En cas de violation de la sécurité des données entraînant un risque élevé pour votre personnalité ou vos droits fondamentaux, nous informons le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) dans les meilleurs délais et, lorsque cela est nécessaire à votre protection ou exigé par la loi, nous vous en informons également, conformément à l'article 24 nLPD.

10. Vos droits

Conformément à la nLPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d'accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie (art. 25 nLPD) ;

• droit de rectification des données inexactes ;

• droit d'obtenir l'effacement ou la destruction de vos données, dans les limites prévues par la loi ;

• droit de vous opposer à un traitement, notamment à la communication de vos données à des tiers, et de demander qu'un traitement déterminé cesse ;

• droit à la remise ou à la transmission de vos données dans un format électronique courant (portabilité, art. 28 nLPD) ;

• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué auparavant.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@aeria-workspaces.com. Une preuve d'identité peut vous être demandée afin d'éviter toute divulgation à un tiers. Nous répondons dans les délais prévus par la loi. Ces droits peuvent être restreints lorsque la loi le prévoit ou lorsque les droits de tiers l'exigent.

11. Décisions automatisées et profilage

Nous utilisons des outils de mesure d'audience pour comprendre l'utilisation de la plateforme, mais nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé.

12. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch. Si le droit de l'Union européenne devait s'appliquer, vous pourriez également saisir l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.

13. Modification de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution de nos services ou du cadre légal. La version applicable est celle publiée sur la plateforme à la date de votre visite. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié. La présente politique est rédigée en français et peut être traduite ; en cas de divergence entre les versions, la version française fait foi.

14. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à info@aeria-workspaces.com ou à l'adresse suivante : Aeria Workspaces Sàrl, Chemin du Pont-de-Ville 5a, c/o Recogest Partners SA, 1224 Chêne-Bougeries, Suisse.